旅費規定を作って上手に節税しよう
会議や商談などで出張の多い社長も多いと思います。
その際、旅費の精算はどのようにしていますか？
実費でかかった航空券やホテルの宿泊代などはそのまま会社の支払にしても、細かな交通機関を利用した分はいちいち精算するのが面倒で結局は自腹で払っているという場合も多いのではないでしょうか。
この「出張旅費」の精算方法をしっかりとすることで大きな節税効果を生むことができるのです。その方法を具体的に見てみましょう。
まず初めに「旅費」とはなんでしょう？
「旅費」とは出張などの際に支給される交通費、宿泊費、日当（出張手当）のことです。
この「旅費」は所得税法上は非課税と定められているので税金はかかりません。通常の給与とは全く関係のない支給なので個人の所得にはならないのです。
さらにこの「旅費」は所得税法では「実費精算」を求められていないので『旅費規程』で決められた金額を支給することが可能なのです。
つまり『旅費規程』に基づいた金額が支給されていれば、実際にいくらかかっていようが関係ないのです。
例えば、交通費の場合、東京⇒札幌の航空運賃の正規料金は35,600円ですが実際には様々な割引運賃で利用されることがほとんどではないでしょうか？最も安いもので13,000円程度というものもあります。
会社の旅費規定で札幌への出張の場合の航空券代を35,600円と規定していれば、実際に13,000円の航空券で出張したとしても35,600円支給することができるのです。
差額の12,600円は税金がまったくかからないお小遣いとしてOKなのです。
また社長を含む役員はJRの場合はグリーン車、飛行機の場合はファーストクラスということを旅費規定で決めておけば、必要経費として問題なく認められます。
宿泊費も同様です。実際には一泊8,000円程度のビジネスホテルに泊まったとしても『旅費規程』で20,000円と決めていれば20,000円支給して構いません。
社長はしっかりと出張先で休養を取れるように設備の整ったシティホテルに泊まれる金額を旅費規定で決めておけば、常識の範囲内の金額であれば経費と認められます。
そしてもう一つ大事なのが「日当」の規定です。例えば1出張当たりの日当を10,000円と規定していれば、交通費や宿泊費と同様に非課税で支給することができるのです。
ではどのくらいの金額が妥当なのでしょうか？
法律には細かな規定はありません。上記のように宿泊費が2万円の場合は認められるでしょうが、10万円なら間違いなく認められないでしょう。
では3万円ならどうでしょう？認められない可能性が高くなるかもしれませんが、認められるかもしれません。例えば、ある調査によると上場企業数千社の宿泊費は社長の平均額が18,464円だったそうです。
これと比較して2万円は少し高いかもしれませんが、ギリギリ認められる範囲と言えます。具体的にいくら以上だと高過ぎて認めないという条文は存在しないので税務署の調査官の考え方次第になってしまいます。
また日当については大企業の社長の平均額が8千円程度ですので、1万円前後が妥当な金額と言えます。
大事なことはしっかりと社内に『旅費規程』が存在するということです。
『旅費規程』の中で支出の基準が明確に規定されていなければ税務調査の際に突っ込まれる可能性が大きく、経費として認められない可能性が高くなります。しかし『旅費規程』として明文化されていれば余計な突っ込みをされずに済みます。
次に大切なのは証拠書類を保存しておくことです。旅費規程に基づいた支給が認められても、それがカラ出張ではなかったのか？という風に疑われたのでは元も子もありません。
出張先での打ち合わせ議事録（メモ）やスケジュール表などを保管しておくことが大切です。
最後にもう1点。
『旅費規程』を作成する際は、株主総会で決議しましょう。
通常、この程度の規程を定めるには取締役会で十分です。
しかし税務署対策として、株主総会の法律的な建前を利用するのも一つの方法です。
法律的な建前では、株主総会は経営から独立した出資者の集まりであるということになっています。
株主総会で旅費規程などの導入が決議されたのであれば、それは株主の意向ということになります。社長はその意向を受けて規程に基づいた運用をするだけです。
もし税務署が、株主総会の決議事項を否認しようとするならば、その違法性を立証しなければなりません。しかしそれは、株主総会の決定が明らかに違法でない限り不可能なのです。
旅費規程の導入が、社長の意思決定ではなく株主総会での意思決定となると税務署は株主総会の判断に介入できる立場にはないのです。そのため株主総会を開き、株主総会議事録を作成しておくのです。
臨時株主総会議事録に、規程の制定理由を簡潔に記載し、決められた旅費規程と一緒に保存をしておけばよいでしょう。そうすることで税務調査の際に余計な突っ込みをされずに済みます。
『旅費規程』をキッチリ作ることで、年間の出張回数が多い会社であれば、実費精算と比較して相当な額を経費処理することが可能になります。
会社の経費を増やして節税効果を上げるとともに、合法的に会社から個人へと非課税で資金移動することが可能になるのです。
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